Praxisbericht erschienen: Verbesserung von Geschäftsprozessen mit Workflow-Management-Systemen
Workflow-Management-Systeme organisieren die Schreibtischarbeit in Unternehmen. Einzelne Geschäftsvorgänge lassen sich dank Arbeitsteilung an vernetzten Computern effizienter abwickeln. (siehe "Stichwort"). Im praktischen Einsatz verlangen solche Systeme jedoch tiefgreifende Einschnitte in die Arbeitsorganisation und die Unternehmenskultur der einzelnen Betriebe. Daher muß man bei der Einführung von Workflow-Management-Systemen die Vorteile gegen die möglichen Nachteile sorgfältig abwägen. Dazu ist jetzt ein Praxisbericht erschienen.
In der Reihe "Verbesserung von Geschäftsprozessen mit flexiblen Workflow-Management-Systemen" hat jetzt das Herausgeberteam Thomas Herrmann, August-Wilhelm Scheer und Herbert Weber praxisnahe Erfahrungsberichte unter dem Titel "Erfahrungen mit Implementierung, Probebetrieb und Nutzung von Workflow-Management-Anwendungen" veröffentlicht. Sechs Beiträge behandeln die Mitarbeiterorientierung, die Organisationsentwicklung und die Technikgestaltung.
Ein Kapitel befaßt sich beispielsweise mit dem Kernstück aller Workflow-Management-Systeme, der Verteilung von Arbeitsaufträgen. Es erzählt, welche Merkmale die Verteilung beschreiben, welche Anforderungen an flexible Verfahrensweisen der Arbeitsverteilung gestellt werden müssen und welche heute in der Praxis realisiert sind. Ein anderes Kapitel beschäftigt sich mit Fragestellungen des Datenschutzes, da sich bei vielen Workflow-Management-Systemen personenbezogene Daten zum Zweck der Leistungs- und Verhaltenskontrolle mißbrauchen lassen.
Die vorliegende Publikation ist im Rahmend des Projektes »Verbesserung von Geschäftsprozessen mit flexiblen Workflow-Management-Systemen (MOVE)« entstanden. Hier arbeitet das Fraunhofer-Institut für Software- und Systemtechnik, Berlin und Dortmund, gemeinsam mit den Universitäten Dortmund und Saarbrücken sowie mit einigen Wirtschaftsunternehmen zusammen mit dem Ziel, auch wenig strukturierte Geschäftsvorgänge mit Workflow-Management-Systemen effektiver und rationeller zu organisieren.
Das Projekt MOVE wird seine gesamten Ergebnisse auf einem öffentlichen Kongreß am 3. November 1999 in Dortmund vorstellen.
Herrmann, T.; Scheer, A.-W.; Weber, H. (Hrsg.):
Verbesserung von Geschäftsprozessen mit flexiblen Workflow-Management-Systemen Bd. 3:
Erfahrungen mit Implementierung, Probebetrieb und Nutzung von Workflow-Management-Anwendungen
ISBN: 3-7908-1224-2
DM 78,-
Heidelberg, Physica-Verlag
2264 Zeichen
59 Zeilen à 35 Anschläge (max.)
Stichwort: Workflow Management
Workflow: Geschäftsablauf
Workflow Management: Vorgang, der Geschäftsabläufe mit dem Ziel strukturiert und optimiert, ein Workflow-Management-System einzuführen.
Workflow-Management-System: Computerprogramm, das Geschäftsabläufe kooordiniert, steuert und den rei-bungslosen Ablauf überwacht.
Viele Tätigkeiten an den Schreibtischen in eines Betriebes oder einer Verwaltung folgen festen Vorgehensweisen. Vorgänge wie die Annahme von Kundenaufträgen oder die Bearbeitung von Kreditanträgen, die Abrechnung von Reisekosten oder die Fertigstellung eines Lieferauftrages sind den Sachbearbeitern bestens vertraut und erledigen sich fast wie von selbst. Untereinander spricht man von Routine oder vom »Schema F«, während die Fachleute, die solche Vorgänge organisieren, von Workflow, von Geschäftsabläufen, reden.
Im Workflow Management will man solche Arbeitsabläufe verbessern, optimieren. Dazu muß man sie analysieren und bis in die kleinen wiederkehrenden Arbeitsschritte hinein strukturieren - und gleichzeitig Sicherheitsmaßnahmen entwickeln, daß jeder Vorgang, wie zum Beispiel der Kundenauftrag, von der Annahme über die Bearbeitung bis hin zur Rechnungsstellung auch tatsächlich alle notwendigen Stationen durchläuft und nicht auf der Strecke bleibt. Anschließend kann man sich überlegen, wie diese Abläufe optimiert, vereinfacht werden können.
Häufig wirft man Verwaltungen vor, sie arbeiteten nach dem »Peter-Prinzip«: Was ein Sachbearbeiter erledigen kann, schaffen auch zwei - nur komplizierter. Ist das Workflow Management in einem Betrieb erstmal eingeführt, ist damit Schluß. Denn Ziel des Workflow Managements ist, eine Computersoftware zu entwickeln, die die Aufträge nach ihrem jeweiligen Bearbeitungsstand analysiert und den zuständigen Sachbearbeitern in den entsprechenden Abteilungen elektronisch zusendet. Mit den Vorgängen bekommen die Sachbearbeiter gleichzeitig alle notwendigen Computerprogramme mitgeschickt, die sie zur Erledigung ihrer Aufgaben brauchen.
Kritiker des Workflow-Management-Systems sprechen von der Einführung des Fließbandes in der Verwaltung. Tatsächlich ähnelt das Workflow-Management-System eher einer intelligenten Rohrpost, die weiß, welche Formulare zu einem Vorgang noch ausgefüllt werden müssen und die deshalb die zu bearbeitende Akte dem Sachbearbeiter zuschickt - nebst Bearbeitungswerkzeug, sprich: einem Kugelschreiber.
Das eigentliche Problem liegt woanders, nämlich in der Strukturierung der Verwaltungstätigkeiten. In der Realität lassen sich für sie oft keine festen, modellhaften Abläufe ohne Änderungen und Abweichungen finden. Jeder konkrete Fall ist anders gelagert und erfordert spezielle Dispositions- und Entscheidungsspielräume. Sei es, daß sich ein Formular geändert hat oder eine Bearbeitungsvorschrift, eine rechtliche Grundlage oder ein Ermessensspielraum. Wegen solcher Unwägbarkeiten versucht man, die Workflow-Management-Systeme flexibel und auf zukünftige Entwicklungen der Unternehmen und Verwaltungen hin offen zu halten.
Gemeinsam mit solch kompetenten Partnern wie der Deutschen Telekom, dem Kurier-Expressdienstleister DHL Worldwide Express, Zeiss und den R+V Versicherungen entwickelt das Fraunhofer-Institut für Software- und Systemtechnik ISST im BMBF-geförderten Projekt MOVE (Verbesserung von Geschäftsprozessen mit flexiblen Workflow-Management-Systemen) entsprechende Methoden und Konzepte zur computerunterstützten Planung und Ausführung von Geschäftsprozessen.
Das Fraunhofer-Institut für Software- und Systemtechnik ISST
Das Fraunhofer ISST wurde 1992 von der Fraunhofer-Gesellschaft e. V. gegründet. Es hat seinen Hauptsitz in Berlin und eine Außenstelle in Dortmund. Das Institut beschäftigt sich mit der Konzeption, der Realisierung, der Einführung und dem Betrieb von langlebigen, evolutionsfähigen Informations- und Kommunikations-Infrastrukturen. Für diesen Zweck entwickelt das Fraunhofer ISST innovative Konzepte, Techniken und Verfahren des Software- und System-Engineering.
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